La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 19 décembre 2013 votre demande de conseil relative au caractère de document administratif communicable à une salariée des X X qui a fait l'objet d'une procédure de licenciement et qui, se disant victime d'un harcèlement, en conteste les motifs, du compte rendu de la réunion extraordinaire du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) de l'entreprise ayant examiné le 30 avril 2013 sa situation et au cours de laquelle des personnes de l'entourage professionnel de cette salariée ont été auditionnées, sachant que l'administration saisie par la salariée a demandé la production de ce document auprès de l'entreprise.

La commission rappelle qu’en vertu de l’article 1er de la loi du 17 juillet 1978, les documents détenus par l’administration dans le cadre de l’exercice de sa mission de service public, constituent des documents administratifs soumis au droit d’accès prévu par cette loi, sans qu’y fasse obstacle la circonstance que ces documents auraient été élaborés par une personne privée.

En revanche, les documents établis par une personne privée pour les besoins de son activité, qui n’ont été adressés à l’administration qu’à des fins d’information, sans que celle-ci les détienne dans le cadre de l’exercice d’une mission de service public, n’ont pas le caractère de documents administratifs au sens de l’article 1er précité.

En l’espèce, l’inspection du travail du Loiret avait demandé aux X X la communication du compte rendu de la séance du 30 avril 2013 du CHSCT de cette entreprise, après avoir été elle-même saisie par la salariée d'une demande d'examen de sa situation et, sur le fondement de la loi du 17 juillet 1978, d’une demande de communication de ce compte rendu.

La commission relève que les agents de l'inspection du travail sont habilités, dans le cadre de leurs pouvoirs de contrôle, à s’assurer de la matérialité des faits de harcèlement portés à leur connaissance, à mener une enquête, ou encore, lorsque les faits sont établis, à constater par procès-verbal une infraction de harcèlement et que c'est, d'ailleurs, à la demande de la salariée qu'ils sont intervenus.

Elle estime, dans ces conditions, que le compte rendu du CHSCT en cause, est détenu par l’inspection du travail dans le cadre de la mission de service public dont elle est investie et qu’il revêt, à ce titre, le caractère d’un document administratif au sens de l’article 1er de la loi du 17 juillet 1978.

Ce document est, dès lors, communicable à la salariée dont la situation a été examinée par le comité, sous réserve toutefois de l’occultation des mentions dont la divulgation pourrait porter atteinte à l’un des intérêts ou des secrets protégés par le II de l’article 6.

A cet égard, la commission précise qu’il y a lieu, en l’espèce, préalablement à la communication du compte rendu sollicité, d’occulter les noms des personnes auditionnées par le CHSCT.